开源活动之所以受欢迎，不仅仅是因为它们提供了技能提升和知识分享的机会，还因为它们提供了良好的社交机会。活动的形式多种多样，从单一的内部讲座和多主题的公司外部活动到国际会议。尽管这些活动在几十年的经验中不断完善，但如今全球疫情正在推动活动从线下场所向线上场所的重大转变。这种变化可能是永久性的，因为一旦新冠病毒得到控制或被消除，线上会场也不太可能消失。已经有迹象表明，未来将会出现更多混合形式的活动。
在所有这些活动的背后，都有一个OSPO或一个小型活动团队在管理细节、召集演讲者和志愿者、宣传活动的好处，并呼吁开源爱好者参加。当一切顺利时，这些负责人是隐身幕后的，而如果出了问题，他们也会希望自己也是隐形的。总之，活动管理可能是一项吃力不讨好的工作。尽管如此，无论遇到小问题还是大疫情，他们都会让一切顺利进行。
本指南的目的是通过分享那些在新冠疫情前和疫情期间成功举办开源活动的经验和资源，帮助OSPO和开源活动团队成员顺利举办开源活动。由于当前的挑战不断带来新的障碍和机遇，本指南预计将不断更新，因此它是一个动态文档。
目录
开源活动指南说明
本指南介绍了线下和线上场所的机遇与障碍，以及常见问题和解决方案，适用于内部和外部受众。此外，还分别讨论了针对每种场所和受众的一些特定问题、潜在解决方案或缓解措施以及想法。选择这种形式是为了让读者更好地根据自己的开源活动、可用资源以及组织者和参与者的最终目标来评估和选择方法与策略。
资源作为单独的附录提供。例如，附录中的演讲者列表是由参与编写本指南的人士、公司和Linux基金会共同创建和提供的。这种协作方法旨在使其他人也能够不断参与构建和完善这些资源。
欢迎读者定期查看本指南和资源附录的更新。
开源活动介绍
开源活动是特定或大型开源社区的教育和交流中心。无论规模大小，这些活动对于开源运动的发展、个人职业生涯和行业声誉的提升，以及特定开源项目的增长都至关重要。
人们很容易认为开源活动与规划、组织和推广其他技术活动类似。虽然总体上有一些相似之处，但开源活动实际上自成一类。
“坦白说，有很多不同之处。传统的技术活动更多的是关于战略联盟和合作关系，以及你如何帮我、我如何帮你，但所有这些更多的是出于资本的目的。” —— Linux基金会高级副总裁兼活动总经理Angela Brown。
“就其本质而言，开源社区对他们所做的事情，以及对开源本身，都充满热情。这种热情延伸到方方面面，” - Brown补充到。自1994年以来，她一直在其他公司参与技术活动工作。2007年，她加入了由之前的开源开发实验室和自由标准组织合并而成的Linux基金会。Linux基金会的活动很快就开始成形。
开源活动是特定或大型开源社区的教育和交流中心。无论规模大小，这些活动对于开源运动的发展、个人职业生涯和专业声誉的提升，以及特定开源项目的增长都至关重要。
人们很容易认为开源活动与规划、组织和推广其他技术活动类似。虽然总体上有一些相似之处，但开源活动实际上自成一类。
“坦白说，有很多不同之处。传统的技术活动更多的是关于战略联盟和合作关系，以及你如何帮我、我如何帮你，但所有这些更多的是出于资本的目的。” —— Linux基金会高级副总裁兼活动总经理Angela Brown。
“就其本质而言，开源社区对他们所做的事情，以及对开源本身，都充满热情。这种热情延伸到方方面面，” - Brown补充到。自1994年以来，她一直在其他公司参与技术活动工作。2007年，她加入了由之前的开源开发实验室和自由标准组织合并而成的Linux基金会。Linux基金会的活动很快就开始成形。
好消息是，有一长串的活动管理技能可以很容易地从技术活动转移到开源活动。然而，如果没有牢记关键的差异，你的活动可能从一开始就注定失败。
“当你意识到这些动机是什么时，就会推断出并改变你实际创建活动的方式，” - Brown解释说。
这些动机之间的差异也会产生一些有趣和经常被误解的会议反馈。
一方面，开源程序员充满热情，因此他们会在会议上迅速找到组织者，报告哪些地方出了问题，哪些地方可以改进。这些交流听起来像是苛刻的批评或抱怨，但通常并非如此。
“他们的工作就是发现错误并修复它们。这样我们才能不断改进，把活动做得更好。这并不意味着人们不喜欢这些活动，但这确实很有趣。一开始我很难接受这一点，” Brown笑着说。
负责支持开源的OSPO和活动团队之间也存在明显差异。团队历史、技能情况、目标和使命可能大相径庭。
大多数开源活动的组织者都会分享趣事和血泪史。但不是所有人都会以相同的方式完成任务。有些人，例如Saleforce团队，是在疫情将他们困住之前承担起这一责任的。
“在开源世界中，我们希望让人们知道我们刚刚开始涉足这些专门针对开源的活动，但我们已经做了相当多的工作，” - Alyssa Arvin说。她在Salesforce公司的工程营销部门工作了7年，然后在12月份调任到了该公司的OSPO——大约在新冠疫情全球爆发前的一个月。
开源活动类型
开源活动一般分为四类。前两类由场地决定：线上或线下。其余两类由受众决定：内部（公司员工和合作伙伴）或外部（对活动组织者以外的人员开放）。
活动类型也可以用活动目的或目标来区分。
“我们举办的活动有的是为了在内部培养社区，有的是为了感谢我们依赖的外部社区，还有的是为了支持Salesforce推出的开源项目，”前Salesforce OSPO高级策略师Joshua Simmons说。
许多组织都有在线下场所举办开源活动的经验，无论在内部或外部场所，或者针对内部或外部受众。
“除了营销部分，内部和外部活动的流程非常相似，” - Comcast公司开源项目经理Shilla Saebi说。
然而，线上活动与此大相径庭，对许多组织来说是全新的经历，他们很快就会发现自己需要快速学习如何开展线上活动。
“线下和线上活动各有优势和局限。线下活动可以带来亲临现场的情感体验，但考虑到地理位置或相关旅行成本，并不是世界上每个人都能参加。另一方面，线上活动具有可扩展性。参与门槛低，” – Google开源社区品牌体验与活动和项目经理Teresa Terasaki说。
线下活动的主要优势包括社交互动、建立人脉的机会，以及激发创新和与他人合作的新环境。这些恰好也是线上活动的最大弱点。
线上活动的主要优势包括：疫情期间安全性更高、可扩展性、经济性、可访问性，以及无需差旅或其他相关开支。但线上活动也有缺点。
“最近几个月，我们看到参与线上活动的人数大幅增加。线上活动能够覆盖新的地域，让通常无法参加传统现场活动的人有机会参与。但线上活动无法像线下活动那样提供深度现场体验，” - Google社区参与项目经理María Cruz说。
除了这些常见开源活动类别之外，还有无数的活动类型子类别。主要通过活动主题区分，也有通过举办时长和活动密集度来进行区分。
“我想到那些作为开源项目冲刺的开源活动。例如，每次Python会议都会围绕Python语言开展冲刺活动。他们会举行为期数天的冲刺活动，既让项目的核心成员取得进展，又让他们有幸在同一个物理空间中彼此交流，也为新贡献者提供入门的途径，” 前Salesforce开源策略师Josh Simmons说。他之前还担任过Salesforce开源计划主席。
“冲刺将是你在某个时刻需要关注的重要事项。你可能需要确保它在你的视野范围内。”
无论你目前正在筹划哪种类型的开源活动，只要疫情持续，线上活动将在场地选择上占据主导地位，并且在疫情结束后可能仍然是一个强有力的选择。虽然大多数组织正在快速学习如何举办线上活动，但共享的经验已经开始揭示一些有用的指导。
线上开源活动的四个关键元素
在新冠疫情期间转向开源活动是一个明智而自然的举措。但这并不是说这是一件容易的事情。
“首先，我们必须通过谈判解除今年的所有合同。这涉及很多棘手的工作，因为如果当地政府禁止大型集会，那么不可抗力就会对你有利。但是，仅仅因为处于新冠疫情之中，则并不能让你免于履行合同，” Brown说到。
“很快，我们就必须开始研究线上活动平台，并试图找出哪些平台能真正满足我们的需求。但可能最大的挑战在于推出这些线上活动，并试图创造与线下活动相同的参与体验。坦白说，你无法创造出完全相同的体验，对吧？所以，你需要转而规划一种全新的、希望同样吸引人的体验，” Brown补充到。
但是，争分夺秒组织线上开源活动的团队所承受的压力并非毫无意义。
“这是一个跳出固有框架来思考的机会，包括平台、形式、内容、时机以及互动性。我们还可以接触到通常在现场活动中接触不到的受众群体，” - Terasaki说。
各团队应熟练掌握开源活动规划技能，因为疫情消退后这些技能很可能仍在使用。不过，线上活动也有可能不断发展。
“考虑到远程参与的无障碍创新水平及其对活动影响力的积极影响，未来的开源活动有可能转变为混合模式。这意味着一场活动可以线下、线上同时进行：虽然一些参会者将聚集在同一地点，但部分演讲者可能在线上演讲，同时也有部分参会者远程参加，” Cruz说。
开源活动聚焦点
确定活动的目的是第一步，也是最重要的一步，因为它决定了活动规模、氛围，以及活动后续规划的节奏。
“首先，弄清楚你的目标是什么，以及为什么要把人们聚集在一起。你希望召集哪些人，日期和时间如何安排？正在举办或者已举办的活动数不胜数。你的活动有什么不同之处，为什么人们想要参加？这些都是要问自己和团队的问题，” Brown说。
简而言之，请确保你要举办的活动能为重视这些信息的群体带来价值。
一旦确定了目的和预期受众，你就能迅速确定其他决定因素，如所需的线上会场技术类型。
活动经费：报名费和赞助费
报名费和赞助费是线下开源活动一贯的经费来源，但对于线上活动来说，这类费用可能会更难筹集。按照以往经验来看，如果注册费较低，开源活动的参与人数通常会更多，活动就会进展得更加顺利。在许多活动中，赞助费即使不能覆盖全部成本也能覆盖大部分成本，或者至少能够弥补因降低报名费而造成的资金缺口。
虽然许多组织者并不期望从活动中获利，但如果不是为了向社区提供更多的活动，大多数组织者都希望能够收回成本。
“这在很大程度上取决于赞助商究竟为什么要赞助这项活动。这因情况而异。例如，Linux 内核峰会（Linux Kernel Summit）是有 80 到 90 人参加的年度会议，Linux 的故事在这里不断发展，核心的内核开发人员坐在一起决定未来发布周期的内容。赞助商花大价钱就能在会上获得一席之地。这实际上是他们唯一关心的好处，” Brown说。
“而像Linux Plumbers Conference这样的活动则吸引了在Linux内核所有核心子系统中工作的开发者，许多公司和机构都依赖于这些开发者。很多公司赞助这个活动，不是出于从赞助中获得个体好处，而仅仅是因为他们知道支持社区的重要性。这对每个人都有好处。但是还有像KubeCon这样的其他活动，那里是一个培育潜在客户的场所，” Brown补充到。
线上活动同样会产生成本，组织者必须决定是自行承担成本，还是从别处寻求资金支持。考虑到开源活动和会议经历了长时间的空白期，现在赞助商和开源招聘人员之间存在着被压抑的需求，他们实际上与开源社区的大部分隔绝了。找到一种让赞助商参与到线上活动的方法，有助于恢复开源协作关系的正常运转。
行为准则
人们对于线上活动的行为准则和现实世界活动一样重要不会感到奇怪。然而，为确保覆盖所有的线上活动基础事项，你现有的待实施行为准则可能需要一些修订。在确认它成为活动场所的正式行为准则前，请务必仔细梳理。
“不仅要有行为准则，还要知道如何真正执行它们，” Brown说。
多元化
多元化外联很重要，可以建立对开源和开源项目更广泛的兴趣和参与度，并提高活动出席率。
“科技领域存在代表性问题，这是事实。而开源要求有人有时间自愿贡献，这实际上是特权的一种体现。因此，开源在代表性的多元化方面的问题比科技领域本身的问题还要严重，” Simmons说。
“我们必须付出很多努力来有意地克服这一点。我们会积极寻找具有知名度的演讲者，但如果演讲者是女性，那非常好。如果是有色人种，就更好了。如果是性别少数群体，那就太棒了。我们在努力吸引知名人士以及可以成为榜样的人物，” Simmons补充到。
找到开源活动主题或目的
第一步是确定活动的主题或目的，因为这将指导活动策划的后续所有工作。
“核心在于你必须决定活动的目的是什么，以及你计划邀请哪些人。这将反过来决定活动地点、场地类型、布置方式以及营销方式，” Brown说。
主题和预期参会人数会影响活动的环境和氛围。有些活动的目的是吸引更多的人参加。相反，也有一些活动人数并不重要，例如黑客马拉松或技术论坛。“在那种情况下，真正重要的是创造一个环境，让人们可以专注于与他人一起完成他们要完成的工作，并希望在此过程中享受乐趣，” Brown补充道。
然而，确定活动的目的可能是一个艰难的决定。可以通过多种方式衡量话题兴趣，但最终可能还是要靠有根据的猜测。
此外，Salesforce 使用其志愿者休假 （Volunteer Time Off，VTO)）计划来判断活动的兴趣度，该计划是一个专注于回馈开源社区的内部项目。
“这其中有很多是反复试验的结果。像所有开源项目办公室一样，我们也在努力搞清楚这一点。我们还尝试将其与具体指标联系起来，例如我们获得的志愿者工时数。只是为了看看这是否是人们感兴趣的事情，” Salesforce开源项目高级项目经理Alyssa Arvin说。
例如，如果Salesforce希望有40人愿意参与此活动，但有50名员工报名，他们就知道人们对此活动的兴趣很高。然而，如果只有15名员工自愿参加，那么 “好吧，也许这不是最好的活动。或者，也许我们的营销方式不正确。因此，我们也要调整活动策略和计划。有了衡量标准，我们就能找到受欢迎的活动话题或主题，” Arvin说道。
Comcast公司使用投票来缩小其活动主题范围。
Saebi表示，她会在Slack频道中通过快速调查或投票的方式联系社区并提问，“‘嘿，我们正在考虑举办一次会议。你们对哪些话题感兴趣？你们还有什么演讲者可以推荐吗？’他们只需从我们的列表中选择他们最感兴趣的主题。”
也不要害怕将目标受众作为活动主题。帮助不同群体在开源领域寻找机会、克服挑战，可以带来很多共同利益。
“我们有专注于员工群体的活动。例如，我们有一个针对LGBT社区的项目，一个针对技术领域女性群体的项目，还有一个针对黑人和非裔美国人群体、名为BOLDforce的项目。人们对这些活动非常兴奋和充满期待，” Arvin说。
归根结底，活动的主题或议题就是活动的目的。因此，它必须高度聚焦并清晰表达。
“最近，我们一直专注在用于建设我们内部开源社区的活动上，” Simmons说。
选择开源活动场所
场所的选择在很大程度上是由策略决定的，而不是异国情调。
“Linux基金会收到大量请求，希望在印度、非洲、南美不同国家以及许多新兴国家举办活动，这些国家有着成为未来开源社区成员的巨大潜力，” Brown说。
“但也要考虑经济因素。举办活动的成本不低，我们不可能在每个地方都举办活动。但我们不想限制这些新兴地区或其他我们无法到达地区的机会和潜力。因此，我们认为线上活动为我们提供了一个机会，可以接触到全球更多、更多样化的受众，这非常重要，” Brown解释说。
由于全球疫情，许多活动组织者不得不从线下会议和活动转向线上活动。然而，最终回归线下活动也是计划中的一部分，同时线上与线下活动相结合的混合活动也在萌芽之中。
“选择哪种形式取决于开源项目的目标。线上活动在覆盖新地区方面非常有价值，且向纯虚拟连接的过渡比线下活动更为顺畅。因此，未来将会有两种形式的结合，” Terasaki说。
有时，预算或其他因素决定了场地的选择。
“有时候，如果一年的预算状况良好，则根据活动本身情况，也可能在内部场地举办活动。像今年因为疫情的原因，可能就不行了，一切活动都会是线上的。但在前几年，我们在不错的小场馆举办过内部活动，甚至还有外部活动，” Saebi说。
线上和线下活动各有明显的优缺点。
例如，“线上活动为那些受到地理限制或经济困难的人提供了更多参加线下活动的机会。我们看到来自82个国家的人们参加了最近的一次线上活动。这比现场活动多出大约50%的国家，”Terasaki说。
Comcast公司的线上活动也有更多的参与者。
“我们在内部进行了一场关于内部开源的讲座，效果非常好。我记得，参加的人数达到了170人，这非常棒。这比我们举办现场活动时的参与人数要多，” Saebi说。
“我们正在测试、试验和学习。因为人们已经对Zoom会议、电话会议和视频聊天感到疲惫不堪，我们一直在拆分这些线上活动。我们正在努力避免进行传统的八小时全天会议，将其拆分，从简短的会议开始，目前来看效果还不错。”
Google公司也发现，短时长的形式在线上活动中效果更好。
“在小型在线开发者活动中，以往的经验告诉我们，每60分钟大约会流失30%的观众。在线上活动中，长时间吸引观众的注意力往往很困难。较短的形式通常更受欢迎。可以看看Flutter Day 2020 playlist播放列表，其中有一些在活动期间进行的简短演讲示例，” Cruz说。
实体场地完全是另一种安排。世界各地有不同类型和规模的会议所需的不同场地。但建筑并不是唯一的考虑因素。
“可靠的Wi-Fi至关重要。我们现在使用我们自己的网络公司。但即使在今天，场馆中的大部分Wi-Fi和互联网实际上都是由一些公司在运营，这些公司通常并不了解我们的社区会消耗多少带宽，也不知道他们将带着三个不同的设备到处走动，而这些设备都会同时占用带宽，” Brown说。
Wi-Fi问题在策划阶段很容易被忽略，但在活动中却很难被忽视。
“场地会告诉你一切都没问题，他们完全可以支持100人使用网络。但实际上你真的需要考虑三倍的容量。同样，这取决于人们在活动中会做什么，但无论是什么活动，都会有大量的带宽消耗，” Brown补充道。
组织开源活动
一个开源活动的成败取决于细节。无论场地如何，组织好每一个环节，无论多么微小，都是至关重要的。大多数成功的活动组织者都有一个计划或清单，以确保细节不会被忽略。
Salesforce使用一种他们称为“项目计划”的模板，公司在其中确定总体目标并规划具体路径。为了完善计划，内部提出的问题包括：
我们要让谁参与 ？
如何进行宣传？
我们后续的跟进策略是什么？
我们的活动前策略是什么？
我们需要使用什么指标？参会人数、社交媒体上的参与度，还是其他？
以下是有关策划细节的提示，供你添加到自己的活动策划中，或用于创建一个活动策划。
选择开源活动日期
无论是内部活动还是外部活动，都很容易与其他活动冲突，从而对你的活动的成功造成负面影响。因此，选择一个能提高成功几率的日期至关重要。
“我们内部有一个开源活动日历，由我们团队管理和更新。所有大型开源会议和其他会议都在日程表上，因为我们既不希望有其他活动与自己的活动在时间安排上发生冲突，也不希望会议安排得太密集而累坏大家，” Saebi说。
“我尽量把会议安排在较轻松的月份和周中举办，让参与者可以在家里享受他们的周末时间”，她补充到。
还要注意与本地其他与开源无关的活动的冲突，以及当地发生的各种事件，从计划中的罢工和抗议活动到节日庆祝活动。
“举个例子，如果你在德国策划一项活动，而那天是德国的公共假期，即使所有参会者都来自德国以外，并且在当天去参加活动没有问题，你也会碰到诸多难题包括很难从当地场馆和供应商那里获得所需的支持、餐厅全部关门、出租车也可能不运行等等，” Brown警告说。
你可能觉得线上活动不需要担心这些问题，但事实并非如此。节日庆祝活动仍然会影响出席率以及供应商支持的可用性，包括技术支持、欢迎礼品或其他小礼物的邮寄等方面。
寻找和遴选演讲者
首先，根据具体目标选择演讲者。仔细考虑你的活动目标。但是，你可能还想实现公司的总体目标以及开源社区的目标。现在可不能想得太小。
也可以考虑组织内部的演讲者。但是，从组织外部寻找演讲者并不一定比在组织内部寻找演讲者更艰巨。
“我从过去的开源峰会活动和云原生计算基金会（CNCF）的演讲者资料库中找到了许多演讲者，但这些演讲者大多与CNCF项目有关。我认为，让每个人都为建立和更新Linux基金会演讲者资料库出一份力将是一个绝妙的主意，” Saebi说，她还保存了一个包含知名外部演讲者和Comcast内部演讲者的数据库。
其他可以寻找活动演讲者的渠道包括paypercall.io，Saebi认为它“对寻找演讲者，尤其是开源领域的演讲者非常有帮助”。当然，还有LinkedIn和Twitter等社交媒体。
“我在Twitter上创建了一个列表。我建议其他人也创建类似的列表，但也非常欢迎他们订阅我的列表。这个列表叫做‘open source speakers’，由三个英文单词组成，” Saebi说。Saebi表示，她也会请开源领域中的弱势群体来帮助她寻找演讲者。例如，她可能会请她认识的开源领域的女性推荐潜在的女性演讲者。
培养内部演讲者
还可以根据组织内部的需求来考虑活动的演讲者，培养和鼓励一批新的、有更深层次链接的品牌大使。
“内部活动是一个由你的同事组成的安全环境。因此，我们会尽量找那些从未做过演讲的人，给他们这个更大的实践机会，因为有一到三百人会参与这个活动。这会让他们有信心去申请外部会议演讲，” Arvin说。
有一些方法可以增加新手演讲者的舒适度和节奏感，也可以帮助那些经验丰富的演讲者，他们可能因为参加了许多线上活动和过多Zoom会议而感到疲惫不堪。
“我们会预先录制演讲，然后添加字幕，使我们的活动更容易理解。这样，演讲者在活动当天也可以专注于现场问答，” Cruz说。
请记住，你需要的可能不仅仅是一位演讲者，尤其是对于线上活动来说。
“现在比以往任何时候都更需要主持人。我们招募经验丰富的演讲者担任主持人，这样演讲者就可以专注于演讲和现场问答，” Terasaki说。
选择平台
如果你在规划线上活动，你将需要密切关注平台的选择，因为它们有很多重要的差异。
“我们比较了65个不同的线上活动平台，许多平台只是用于内容传递。而显然，对于Linux基金会的活动而言，我们需要的东西与之不同，” Brown说。
Linux基金会的平台比较结果现在可以免费获取。Brown表示，你需要定期查看，因为这是一个动态文档。以下是截至2020年9月的部分结果：
Linux基金会还在每次活动后记录组织者对每个平台的体验，给会员提供更详细的成功与失败的分析。你可以在活动主页上的博客文章中找到这些内容。
Google也在寻找专门的特性和功能。
“我们重视合规、安全、多元化、包容性、以及易用性。我们尽量特别关注这些，并调整在线活动的环境。我们有字幕吗？录制平台是否有让演讲者改变演讲者注释字体大小的功能？如此等等,” Terasaki说。
“选择合适的平台是成功的关键。一个具有多种参与工具和功能的优秀用户界面是与会者在线上活动中寻找的必要条件,” Terasaki补充到。
在线下场所举办的活动同样需要仔细关注app和社交平台。其中一些选择非常灵活，可以成功完成线上和线下活动之间的交叉任务，这可能会使它们在混合场景中大有用武之地。
“MeetingPlay最初是一个社交应用。他们在转型为线上活动平台方面做得非常好，这是我们非常满意的一个平台，” Brown说。
“对于线下活动，我们确实有一些喜欢的选择，用于建立联系，方便人们在活动中相互认识。我们使用的一个应用叫Brella，它实质上是一款社交应用而不是一个功能全面的活动管理应用，我们不会在上面保存日程以及推送通知。它实际上只是用来建立关系网的，上面有一个活动匹配功能，” Brown解释到。
在决定使用这些类型的应用时，请确保你的期望和目标是一致的。
“例如，在一次开源峰会上，我认为可能只有15%或20%的人真正喜欢使用Brella或其他任何应用，但那些使用它的人却能从中获得巨大的价值，” Brown说。
招募志愿者
首先，确定你需要志愿者帮忙的任务、日期和时间
“光靠你自己是不行的，必须有志愿者来帮助开展这项活动。我既寻找‘当天’的志愿者，也寻找愿意帮助做一些活动组织工作的人，但大多数情况下还是‘当天’的志愿者最重要，” Saebi说。
“‘当天’志愿者可以帮助你做的几件事是：当与会者到达时，是否会有签到站？应该有的，” Saebi 补充道。
为线下或线上活动招募志愿者可能会有一定挑战。但有几种方法可以使这一努力取得成功。以Salesforce如何管理和激励志愿服务为例。
志愿者假期是Saleforce公司的一项正式计划。这从员工入职第一天就开始了，作为入职培训的一部分，新员工通常会跟随他们的入职培训课程一起去某个地方做志愿者。因此，志愿服务很早就被确立为公司的文化精神和持续的工作期望。
“志愿服务确实是我们业务的核心部分，这在公司计划中得到了很好的体现和支持。因此，我们想利用这一点来帮助人们成为开源的第一批贡献者。帮助他们克服从未为开源做出过贡献的最初障碍，这样，我们既提高了人们对我们依赖开源的认识，也提高了人们对开源依赖志愿者的认识，” Simmons说。
事实证明，“志愿者假期”也是开源活动志愿者的绝佳来源。
“这其中有很多都是反复试验的过程。就像所有的开源项目办公室都在努力解决这个问题一样，我们还尝试将志愿者时间与具体指标联系起来，来了解活动或主题是否对人们有吸引力，” Arvin说。
她举例说明了志愿者指标如何转化为对开源活动的更广泛兴趣。例如，如果Salesforce OSPO的目标是在一个活动中招募40人做志愿服务，结果有50人报名，那么公司就能收到人们对这个主题或活动感兴趣的强烈信号。但如果只有15名志愿者报名，那就充分说明活动的吸引力不强，或者活动宣传可能偏离了目标。
“有了这些指标，我们也就有了一个了解员工对哪些活动感兴趣的基准。它还告诉我们传播开源的哪些方法是有效的，” Arvin说。
礼物、纪念品和答谢礼
礼物、纪念品和答谢礼仍然是活动策划中的重要部分。通常，它们用于奖励、感谢和激励演讲者、志愿者、参会者、赞助商和社区。
提前订购这些物品是明智的，因为通常制作和准时交付这些物品需要的时间比你想象的要长。提前订购也让你有机会在订单出问题或供应商未能履行承诺时进行更改。但是，考虑到美国邮政服务最近的裁员和其他运输公司在疫情期间的超负荷工作量，比平时更早订购是明智之举。
是的，你也可以在线上活动中送出礼物、纪念品和答谢礼。有些甚至可以是数字形式的，例如一个月的电视或视频流媒体服务，或者像Uber或Lyft这样的打车服务积分。Instacart或UberEATS之类的食品服务积分也是一个选择。当然，许多活动组织者也会送传统礼物，特别是给演讲者和志愿者。你的预算也会影响你对礼物和纪念品的选择。
选择时一定要深思熟虑，避免陷阱。例如，不要赠送数字服务积分，除非你确定演讲者、志愿者或其他受赠者在当地可以使用这些服务。根据地点和其他因素，还有其他需要考虑的事项。
“有一次，我给演讲者们准备了非常不错的礼品篮，里面有马克杯、水果和各种好吃的东西。但演讲者的手提箱装不下这些东西。我心里很不是滋味。所以，如果你要给旅行的人准备礼物，一定要确保是他们可以随身携带的，”Saebi说。
回想一下你在其他会议上收到或见过的纪念品和礼物。这可能会帮助你为自己的礼物想出好点子。
例如，Saebi说她在一次会议上收到的最好的礼物之一，她至今仍在使用。“我在疫情期间都在使用它，它是来自Linux基金会北美开源峰会的礼物，我记得可能在洛杉矶或温哥华，它是一个像冲浪板的砧板。非常棒。所以，我觉得个性化的礼物是很不错的主意，” 她说。
采购礼物之前，请务必列出一个所有应该收到礼物的人员的名单，然后多买一些给最后一刻加入的志愿者或你最初可能忽略的人员，如主持人或司仪。
表彰的形式可以是赠送礼物，也可以是当众欢呼。通常，组织者会选择两者兼而有之。
“我通常会在活动开始和结束时进行表彰。但这些表彰也应该是个性化的。例如，有些人比较害羞，不喜欢被公众关注。所以我不会说‘嘿，站起来，挥挥手’。有些人会说，他们讨厌这种经历。因此，我认为只要喊出他们的名字就足够了，” Saebi说。
如果是大型外部活动，志愿者通常会得到印有活动logo的T恤。贴纸，即使是普通的开源贴纸，也很受志愿者和与会者的欢迎。这些贴纸和T恤通常放在桌子上供参与者和志愿者领取，因此您可能会希望为志愿者额外添加一些东西。
而且，重新赠送纪念品也是完全可以的。毕竟，传播其他会议、社区和项目的信息正是贴纸和纪念品的目的所在，所以随意传播这些信息吧。
“我总是从其他开源会议上带回纪念品，特别是为我们的内部活动，因为并不是每个人都有机会参加诸如北美开源峰会这样的活动。所以在这种情况下，Nithya、我和我们团队的成员，总是会有一些额外的纪念品和贴纸可以在后续提供，” Shilla Saebi说。
活动注册
注册费一直是一个令人头疼的问题。
“我们的大多数活动都是免费的。我们可能做过一次面向外部的活动，收取了少量费用，我们发现这更难让人们注册。但是收费有助于减少缺席率，所以这是一个困难的决定，” Saebi说。
将你的活动与类似活动进行比较通常是衡量市场期望和反应的好方法。
“我们非常关注其他人的收费情况。和大多数策划开源活动的人一样，我们试图覆盖活动的成本，而不是从中赚钱，” Brown说。
传统科技活动的参会费用高达4000美元，甚至更高，而开源活动却很少收取类似的高额费用。
“在美国，公司了解开发人员参加会议的价值，所以他们通常会每年资助几场会议。但在很多国家，情况并非如此，开发者必须自己承担费用，” Brown说。
“中国和日本是两个很好的例子，在那里我们根本无法收取相同的注册费。我们必须非常谨慎地选择举办活动的地点，因为开发者没有参加活动的差旅预算。他们几乎没有钱去参加活动或支付报名费。你也必须考虑当地市场的实际承受能力，” Brown说。
经济周期也会影响注册和赞助的收费标准。关于如何处理注册方面还有其他考虑因素，如GDPR和隐私政策。在注册过程中以及注册后的所有工作中，都必须遵守各种隐私法规。
“在注册时，你真的要注意这一点。让人们知道你会分享他们的联系信息，因为在法律上你有义务这样做。重要的是要有正确的措辞，特别是如果你要向赞助商提供任何信息的话，” Brown说。
确保在活动开始前一个月或更早就打印好你需要的所有材料，从营销和指示标牌到横幅和参会者手册。通常，包括活动贴纸在内的参会者材料，会在注册时发放。
“我们在人们坐的所有桌子上都贴上了贴纸，这些贴纸是为实际活动制作的，” Saebi说。“一定要弄清楚你的演讲者的称谓词。理想情况下，你甚至应该在人们进行会议签到时询问称谓词。如果你有她、他、他们这样的称谓词贴纸，那么在贴纸桌上增加这些会很好。”
签到台还提供纪念品以及姓名标签、挂绳和其他活动物品。这些物品也可以通过各种方式在线上活动中使用，从标准图片或头像到各种游戏化选项。
社交话题标签
社交媒体在宣传和记录活动方面一如既往地强大。因此，一个精心选择的话题标签对你的工作至关重要。
通常，话题标签在活动前设置好，并在活动期间广泛使用。
“话题标签非常有用，因为如果我在Twitter上为某个活动设置了一个独特的话题标签，我实际上可以回过头来看三年前或两年前关于那个活动的所有推文。而且你可以在未来的活动中继续使用相同的话题标签，或者按你想要的任何方式去使用它。这是一个很好且有用的工具，” Saebi 说。
“它给人们提供了一个平台、想法或去处。我知道很多人都聚集在Twitter上。我还会确保告诉演讲者在他们的幻灯片上放上他们的 Twitter 账号。他们不一定要这样做，这只是一个建议，以防有人想要联系他们，” Saebi 补充道。
附带活动和休息计划
众所周知，演讲者和与会者都不喜欢清晨的活动和演讲。可能大多数人不知道的是，线上活动也是如此。人们可能会在家参加活动，但他们的清晨往往有些匆忙，尤其是如果有孩子要上学、宠物要遛弯的话。
“现在，我在上午9:30或10:00开始活动，然后在早上留出30分钟或一个小时的时间让人们聚在一起吃早餐。我认为上午9:00开始也可以。但我通常会选择9:30或10:00。考虑到我们在线下活动中也会有后续活动，这一天连续12或14个小时对人来说会非常累，” Saebi说。
线上活动也不要拖得太久。
“让人们参加线上活动是一回事，但是他们会停留多久呢？他会坚持多久？这是我们正在试图弄清楚的一个大问题，因为我们在首轮线上活动中的这些情况，将帮助我们决定如何规划之后的活动。但是还有一些相关的问题，比如一整天是否太长，我们是否需要将活动分成每天几小时，持续更多天，或者完全另辟蹊径，” Brown说。
活动时间的长短非常重要。根据调查和反馈，Comcast发现演讲者和与会者都不喜欢长达一小时的演讲。
“那些太长了。我尽量做短一点的演讲。如果是主题演讲，我们可以讲30分钟，最多35分钟。但通常情况下，演讲时间在25到30分钟之间，要短小精悍，” Saebi 说。
同样，Comcast公司发现线上活动的演讲也需要简短。
“人们正经历着Zoom疲劳、电话会议疲劳和视频聊天疲劳。我们尽量避免每天八小时的活动。我们将演讲分成更短的会议，持续更多天，但每天的时间较短，” Saebi说。
这是目前所有活动组织者面临的共同问题，但这可能对疫情后的活动有利。
“这是一个巨大的挑战，因为一方面，人们被困在家里。你可以说他们坐在电脑前参加一整天的线上会议没有问题。但另一方面，人们已经厌倦了被困在家里。当情况好转时，人们只想走出家门，重新体验一些正常的生活，”Brown说道。
社交和建立人脉一直是会议的重要吸引力。因此，休息时间应保持频繁，而且一定要安排在每场演讲之间。在线下活动中，这就为一直很受欢迎且有益的走廊交谈创造了条件。大多数组织者仍在努力为线上活动创造类似的体验。然而，目前尚在实验中。
“我最近参加了 InnerSource Commons 的活动，那里有虚拟的分组讨论室。实际上，你可以和其他人一起进入另一个 Zoom 会议室，放松一下，进行更轻松的对话，然后在需要的时候再回到主会场。我觉得这样很好，” Saebi说道。
晚间活动在实体场所很常见。这些活动可以持续 30 分钟到几个小时不等，可以是社交聚会或晚宴等任何形式，但总是带有社交和建立人脉的氛围。分发虚拟或实体饮品券（通常每人限购两张）既能控制成本，又能限制过量饮酒，因为它强化了行为规范。饮品券不仅适用于酒精饮料，也适用于其他饮料，如水、咖啡、果汁和苏打水。
组织者需要提前回答的其他问题包括：活动是否应该是非公开的，如果是，是否需要密码。是否需要发送邀请函，还是在Slack或社交媒体上发布公告效果更好？
行为准则
行为准则对于任何活动都至关重要，无论是线下活动还是线上活动。
Brown说：“我很自豪地说，我们是最早在活动中制定行为准则的开源组织之一。” 她说，Linux 基金会的行为准则通过知识共享许可协议（CC）免费提供，“任何人都可以拉取使用。”
然而，仅有行为准则是不够的。重要的是要在活动前和活动期间分发行为准则，并定期引导人们了解它。
“我们在注册时会在横幅上展示它，在我们的网站上很容易找到。我们的电子邮件通讯也会发布。我们在主题演讲时提到它。你还需要确保负责会议的人知道如何处理任何出现的行为准则问题，” Brown说。
Comcast公司在内部活动中使用现有的行为准则，并使用模板为外部活动编写行为准则。其他组织也是如此。
食物和饮品规划
食物和饮品是线下活动必要规划的一部分。如果活动是在公司内部举行，那么食物和饮品的选择通常仅限于公司选定的餐饮供应商提供的。然而，有一些规划技巧可以使这一安排更加容易。
“我通过餐饮公司订购内部场地最多可容纳人数（300人）的餐饮。然后我询问可以调整订单的最晚时间。通常情况下，餐饮公司会给你两周的时间，这非常好，因为到那时你就能更清楚预计有多少人会参加这次活动了，” Saebi 说。
“我从婚礼策划中学到了这个小技巧，因为我们的婚礼就是这样安排的。因此，我开始对会议提出同样的要求，发现我不一定今天就要给出确切的数字，只要他们告诉我需要的日期就可以了，” Saebi 补充说。
除了人数统计，你还需要考虑不同的饮食需求，如糖尿病、无麸质、素食、素食者、犹太洁食和生酮饮食。咖啡、茶、低糖饮料、苏打水和水应该全天充足供应。
这也是你需要志愿者帮忙的地方。
“指定一个人与餐饮公司联络。他们要做的就是在餐饮公司打电话时接听并让他们进入场地。其他一切，包括账单，都是提前处理好的，所以志愿者可能需要做的唯一额外事情就是带领餐饮公司的人员到他们需要去的地方，” Saebi说。
一旦菜单确定下来，要让与会者知道食物的供应时间和地点，以及各种菜单上都有什么。如果不提供午餐或晚餐，则应提供一份附近餐馆和咖啡馆的名单，以便与会者查看他们的可选项。
晚间活动的食物和饮品也必须符合各种饮食限制。社交聚会可以只提供清淡的开胃菜，而晚宴则可能包含多道菜肴和菜单选项。距离活动地点或酒店步行即可到达的餐饮场所通常效果最佳，因为这样可以简化交通问题。
然而，疫情可能永久性地改变了未来线下活动中食品的供应方式，至少在活动期间是如此。
“公共食品可能会从自助餐转变为即拿即走、预先包装好的盒装食品，” Cruz说。
在线上活动中，食物和饮品是由每位参会者自己选择的。另一种方案是提供送餐应用的数字积分，这样参会者可以在Zoom或其他平台的休闲网络会议室中一起用餐或休息。
活动后续跟进
虽然在疫情之前已经确定了模式，形成了趋势，并完善了游戏规则，但疫情爆发后一切都被颠覆，并且一旦疫情消退，一切可能再次发生变化。这使得后续评估对于调整和改进未来活动的功能、表现和参与度方面变得更加重要。
活动后调查是衡量演讲者表现、活动相关性和总体愉悦程度的可靠标准。通常，组织者会将调查结果用于今后的活动规划，但并不总是如此。积极的评价通常会分享给获得这些评价的演讲者。而有关活动的正面评论则通常会被用于未来同类活动的营销材料中。
此外，演讲者的演讲片段或完整视频有时也会分享给他们，用于其个人作品集、YouTube以及推广未来的活动。
与许多公司一样，Comcast 对制作和分享活动中演讲者的视频有严格的规定。征得演讲者同意是首要条件之一。成本是另一个决定因素。即便如此，鉴于“对任何需要法律合规的内容都有严格的管控措施”，视频也只在内部共享。
“如果会场有音视频设备且费用不高，我们会请他们录制，然后发布在我们的开源项目办公室网站上。我们也自己录制过一些内容，自己拍过照片，有时也会聘请摄影师，” Saebi说。
后续感谢志愿者也很重要。可以考虑寄送感谢卡和感谢信，甚至是小礼物。在感谢信中加上他们努力的成果，如出席人数的增长或与会者的赞誉，也是不错的做法。
后续活动还可以用于在活动之间延续体验并鼓励进一步的参与。
“我们会尽量确保人们离开时有一些实实在在的事情可以做。例如，我们可能会针对与会者在活动结束后如何找到一个项目来开展工作提供一些建议，比如之后的技术讲座、开源技术讲座和志愿者活动，” Simmons说，“我们还建议了一些寻求支持的地方。最终，我们希望确保他们在这些活动后感到强大和充满力量。”
还有一些后续活动可以帮助你的品牌从提供有用的活动中受益。
“我们非常小心，不会向人们发送垃圾邮件，但我们会发送一封电子邮件，提供更多关于不同兴趣点的信息，并附上我们开源页面、博客、展位亮点以及我们在任何外部活动中分享的演示信息的链接，” Arvin说。
开源活动营销宣传
营销是任何活动成功的关键，无论活动地点在哪里。营销策略会根据活动的规模、类型以及组织者希望达成的目标而有所不同。
但是，以下是一些对许多活动来说都效果良好的营销技巧、策略和战术。
1） 利用好社交媒体： 在社交媒体渠道上宣传活动，因为与邮件列表中的人数相比，社交媒体渠道上的信息分享可以覆盖更多人群。还可以考虑在Google、Facebook等平台上购买广告。
2) 电子邮件宣传效果很好： 邮件列表是电子邮件宣传的助推器。只要精心培养和维护，邮件列表的覆盖范围就能超越以往活动的与会者名单。通常，N次电子邮件宣传的时间表如下：
a. 宣布即将举行的活动
b. 推送议题申请消息
c. 提醒议题申请截止日期即将到来
d. 公布主题演讲
e. 公布活动日程
f. 传达活动各方面的亮点
g. 告知建立人脉、社交的机会和附近景点
h. 活动后续跟进邮件
3) 借助口碑的力量： 联系对该主题或活动有兴趣的开源社区和当地开源团体，传播信息，帮助增加观众人数，吸引志愿者。
“举例来说，如果你在奥斯汀，并主要为奥斯汀的开源社区举办本地活动，那么你可以联系到许多本地的公司。不管是像Home Depot或IBM这样在当地拥有大型开源开发中心的公司，还是当地的技术和开源组织，都有很多可以联系的对象，” Brown说。
4) 建立媒体合作伙伴关系： 利用媒体合作伙伴关系的方式包括将活动添加到他们的活动日历中，交换结果或服务，在各自网站上宣传他们和你的活动，请求媒体对活动进行报道以增加宣传，为社区提供教育机会，以及其他能增加双方受众的互利活动。
5) 交叉推广两个或多个活动： “我见了负责我们工程技术讲座的团队，并提前请求他们的协助。他们将我的活动放在所有推广他们技术讲座的渠道上。基本上，任何他们宣布和推广即将举行的活动的地方，他们都包括了我的活动，就好像这是他们的技术讲座之一。但后来我们不得不缩小范围，因为他们有相当多的追随者对其他事情感兴趣，” Arvin说。
6）针对开源人群： 在开源后台频道和开源聊天频道等地方发布活动公告和信息，也就是你的 Intranet 内部网络。同时，给各种特定的开源项目打标签，例如Python Group。此外，请求演讲者在他们的团队、聊天页面和Slack群组中分享这些信息。
无论你选择如何推广你的活动，请放心，尽管当前形势严峻，但人们对更多信息和更多交流机会的渴望从未减弱。
经验教训
得益于TODO小组、开源社区和组织以及开源粉丝们的努力，尽管面临挑战，开源活动仍在持续进行。这样的开放团体自然会开源迄今为止的经验教训：
1) 项目冲刺越来越受到关注： 项目冲刺变得越来越受欢迎。例如，在Python会议上，Python语言的冲刺活动就很常见。通常，冲刺会持续数天。一些冲刺旨在让项目核心成员在同一物理空间内加快进展。但有些冲刺是为新贡献者提供的入门渠道，保持重要的后备力量。还有一些是入门性质的，非常适合新人。
可以考虑将冲刺阶段作为会议的卫星活动，为你支持和需要支持的项目和语言提供支持。但请注意，这并不像听起来那么容易。
“我们尝试过，但效果不佳，因为Salesforce有太多不同的编程语言，每个团队都在使用不同的语言。当我们试图把它做得太具体时，即使是那些开源以外的活动，在内部一般也不会那么成功。我们得到的教训是，冲刺和活动的范围可能太窄，” Arvin说。
2）一天的会议往往很受欢迎： 例如，Salesforce计划在旧金山一个外部场地举办一天活动，计划招募50人。结果超过50人到场并待了一整天。演讲由Salesforce和其他公司提供。营销主要是草根方式，大部分消息传递都针对本地社区并邀请本地演讲者。
“活动最终取得了巨大成功。我们得到了非常积极的反馈，人们一整天都没有离开。当你没有在活动中途失去人群时，这总是一个胜利，” Arvin说。
3) 维护项目的纽带： 你是否失去了你的维护者，或者他们是否即将离开去其他地方工作？项目的贡献者肯定会有很多问题需要你来回答，以保持进展。
“我认为指出这一点很重要，这不仅仅是指具体的事例，也不仅仅是指因为我们有维护者一直在推进相关工作，所以这对项目最终是有用的。而是因为这反映了活动重要性的一个更广泛的主题，” Simmons 说。
“特别是当项目发生变化时。无论是领导层的变化，组织方式的变化，还是重大新版本的发布。围绕这些项目自发形成了社区，每个人都有自己的利益和归属感。所以当项目遇到重大变化时，这会引发其他参与者的许多问题。活动可以成为帮助人们应对不确定性并组织下一步行动的极好平台，” Simmons补充道。
4) 需要时随时随地调整： 调整是正常的。尤其是现在，每个人都在专注于适应新的现实。不要犹豫，调整和继续前进是新的快速试错法则。
“如果你没有获得关注，或者没有得到组织的支持，或者内容不对，或者找不到好的演讲者，或者无论是什么情况表明你计划的活动可能会失败，那就调整。如果你没有得到支持，这并不意味着这不是一个重要的活动，或者不需要举办。这只说明现在它暂时行不通，”Arvin 说。
“如果最终结果与你最初设想的活动不一样，也没关系。它可以在整个过程中不断演变。即使是我们过去成功举办过的活动，第二次也会有所不同，第三次和第四次更是如此。我们总是在不断变化和适应。这是正常的，”Arvin补充到。
5) 整理文档，鼓励活动传播： 例如，Salesforce整理了关于如何开展活动的指南和其他资料，以便小型团体可以自行举办活动。Salesforce还在考虑向更大的社区开源其中的一些文档。但活动组织者仍会随时提供建议，并在需要时提供其他帮助。
“我既是web开发者也是社区组织者，有一个我逐渐了解并后悔没能早一点知晓的事情，就是开源社区非常需要这类帮助，”Simmons说。
“社区可能根本不知道他们需要活动策划者和组织者的支持。但当我们出现并提供支持时，我想他们很快就会意识到，活动与软件一样复杂，但方式却截然不同。然后他们就会迫不及待地来与我们合作，”Simmons说。
6) 混合活动将成为新的线上活动： 线上活动因疫情而被迫规模增长。但它们可能会一直存在，无论是纯粹的线上活动，还是作为新的混合活动的一部分。
线上活动的最大优势之一是规模：组织者可以接触到更多的受众，他们可以在任何地方，只需要有互联网连接。这很好，因为开源的最大目标之一就是发展社区和项目。
“我们需要让更多的人接受培训，成为下一代开发者。坦率地说，我们现在需要更多的开发者。而且不仅仅是开发者，对吧？是社区领导者，是项目办公室经理，随着每家公司现在都将开源作为常态，我们都知道还有很多事情需要处理。法律、合规和治理等等，” Brown说。
线上活动是极好的增长促进器。它们还能让组织者花更少的钱举办活动，让参会者花更少的钱参加活动。但这并不意味着线上活动可以在每个重要方面都超过实体活动。
“展望未来，现在我们看到混合活动的巨大机遇。我们可以利用虚拟技术为更多的人提供服务。这将为参会者提供巨大的影响和利益，希望能帮助他们通过职业生涯并进入开源社区，” Brown 说。
那么，混合活动会是什么样的呢？
“我们将从线上活动开始，然后转向我们的线下活动，这是非常好的，因为我们不希望我们的线下活动成为只有一种声音的回音室。我们已经看到线上和线下活动带来的价值，这是我们在混合模式中利用线上活动来扩展线下活动范围的一线希望，” Brown说。
归根结底，活动是有生命的东西，在岁月的长河中成长、消亡、适应和发展。技术在变、受众在变、环境在变、活动的需求在变、经济或流行病在变，很多事情都会影响和重塑开源活动的方式。因此，本文档也是一个有生命的东西。请定期回来查看更新。
致谢
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